Werk je met een flexpool van zzp’ers voor je events, lessen, cursussen of optredens? Dan ken je het waarschijnlijk wel: je begon met een simpel Excelletje en een WhatsAppgroep. En dat werkte prima voor 5 events per jaar en 3 freelancers. Maar nu je flexpool is gegroeid en je continue events draait, begint het te kraken. Beschikbaarheid bijhouden kost steeds meer tijd, en fouten sluipen erin.
Herkenbaar? Voor een aantal klanten van mij ook. Vandaar dat we oplossingen hebben onderzocht om dit wél slim te managen.
De grootste tijdvreters in je team samenstellen
Een paar dingen die we steeds terugzien bij bedrijven die met een flexpool van zzp’ers of freelancers werken:
- Dubbele boekingen: twee mensen ingepland voor dezelfde dienst, omdat niemand het overzicht meer had.
- Beschikbaarheid nazoeken: Appjes, mailtjes, telefoontjes. Alles doorspitten om erachter te komen wie wanneer kan.
- Update-verwarring: kon Joep nou wel of niet? En niemand weet exact wat de actuele status is en moet wéér appen.
- Uren handmatig overtypen: van WhatsApp naar Excel naar je facturatiesysteem. Foutgevoelig en tijdrovend.
Los kunnen dit soort dingen weinig kwaad. Maar bij elkaar opgeteld ben je als ondernemer al snel uren per week kwijt aan iets wat eigenlijk geen corebusiness is. Je wilt dat je event of cursus gewoon doorgaat en geregeld is.
Wat er misgaat met Excel-management van je flexpool
Excel is een fantastische tool. Voor statische dingen. Het probleem is dat een flexpool niet statisch is: beschikbaarheid verandert continu, mensen zeggen af, nieuwe klussen komen erbij. Excel doet niets automatisch; jíj bent de automatisering. Dat werkt, tot het punt waarop je meer tijd kwijt bent aan het bijhouden van je planning dan aan het werk zelf.
Hoe je wel een slimme werkwijze kunt opzetten
Dit is waar een stukje automatisering het verschil maakt. Denk aan:
- Automatisch je pool (of specifieke flexpool-leden) uitnodigen zodra je event is aangemaakt
- Iedereen geeft zelf de beschikbaarheid op, waar nodig in een afgestemde volgorde, in plaats van dat jij erachteraan moet
- Boekingen die vanzelf bevestigd worden zodra iemand beschikbaar is
- Uren worden weggeschreven op de juiste persoon, zonder dat je alles met de hand overtypt
- Marges en facturatie eenvoudig uit te rekenen, zodat je ook overzicht hebt
- Uiteraard te koppelen met de systemen die je al gebruikt.
Kortom: een flexibele planner die het repetitieve werk overneemt, zodat jij je tijd steekt in de dingen die er echt toe doen.
Flexpoolplanner (flexpoolplanner.freshfusion.nl) is hieruit geboren. Hieronder lees je er meer over.
Voor wie is een flexpoolplanner?
Eigenlijk voor iedereen die met wisselende, flexibele krachten werkt in plaats van een vast team. Denk bijvoorbeeld aan:
- Eventbureaus: je hebt een team nodig uit je flexpool. Waar mogelijk wil je eerst de best passende matches uitnodigen om zich aan te melden.
- Optredens & bands: je geeft optredens of voorstellingen en je wilt je band of crew bij elkaar krijgen
- Les- en cursusaanbieders: of je nu muzieklessen geeft, fotografiecursussen of workshops of gastcolleges geeft. Je wilt efficiënt je docenten of instructeurs inplannen uit je pool, die niet elke week hetzelfde rooster draaien
- Horeca en catering: waar je met een flexpool piekmomenten opvangt
- Zorg en begeleiding: met invalkrachten die per dienst worden ingepland
Werk jij met dit soort flexibele planning en zoek je eigenlijk gewoon een simpele, betaalbare plansoftware of personeelsplanner-app? Iets zonder de overkill van grote enterprise-tools? Dan is dit precies het soort flexplanning waar we mee bezig zijn.
Ook minder gedoe, beter plannen en meer overzicht?
Als je dit herkent en je doet het nu handmatig, laat het mij weten. De tool bied ik gratis aan voor de eerste bedrijven, zodat je kan ervaren of het echt efficiëntie oplevert.
Minder handmatig werk dus. Wie wil dat nou niet 😉
Stuur een berichtje om bètatester te worden, dan geef ik je gratis toegang. Neem contact op of meld je aan via👉🏼 flexpoolplanner.freshfusion.nl
