Golden ESIM – transacties via Make.com verwerken in Moneybird
Golden ESIM is een ESIM aanbieder dat snelt groeit in Nederland én in het buitenland. Ze onderscheiden zich door custom ESIM pakketten op maat, bijvoorbeeld door specifieke landen te combineren. Dus echt een transparante SIM ervaring. Hun bestellingen lopen via Stripe, maar de boekhouding via Moneybird. En dat bleek nog wel een uitdaging!
Stripe, make.com & Moneybird
Samen met financieel directeur Martin hebben we de casus onderzocht en een plan gemaakt om de transacties van stripe te verwerken naar moneybird facturen. Het doel was om verschilende problemen in 1x op te lossen:
- Voor iedere bestelling een factuur te genereren
- Boekhouding rechttrekken, zodat alles direct klopt (automated bookkeeping)
- Slim verwerken van BTW (ook buitenlandse opties) op de factuur en boekhouding
- BTW-categorieën binnen EU direct verwerken per land, zodat de BTW aangifte direct goed verloopt via OSS (one stop shop system)
Een grote boekhouding kan veel tijd kosten, met name het handwerk. Je wil hier eigenlijk zo min mogelijk naar omkijken. Vandaar dat je met automatisering heel veel handelingen en daarmee fouten kunt voorkomen.
De oplossing via make.com
Via make.com (een betere en goedkopere versie van Zapier), konden we verschillende processen samenbrengen, waarbij betalingen via Stripe de trigger zijn. Op basis van de trigger, verwerken we een heel stappenplan dat de financiële administratie managed:
- Landclassificatie: alle betaalmethodes worden gescand op land en taal. We classificeren dus snel de herkomst van de betaling.
- BTW-classificatie: op basis van de herkomst zorgen voor het juiste BTW-percentage. Ieder land in de EU heeft zijn eigen btw-categorieën, dus we koppelen automatisch de juiste.
- Moneybird: we maken een contact aan en genereren automatisch de factuur, met alle voorwaarden en BTW-categorie.
- API -call Moneybird: we gaan ervan uit dat de factuur in orde is, dus versturen deze via een API call direct naar de klant. Er zit slimme logica op, dat als er iets misgaat, de klant en Golden ESIM een melding krijgt.
- Fallback & dashboard: alle transacties slaan we ook op in een veilige database. Hier zijn statistieken snel terug te vinden, alsmede eventuele fouten, errors of specifieke klantdata.
Over de automatisering:
In principe is de automatisering zelf niet bijzonder complex. Maar alle financiële kennis die nodig is om dit vlekkeloos te laten lopen, maakt het lastig om de juiste informatiestroom te genereren. Er is ook kennis van BTW, boekhouding, moneybird zelf en dataverwerking nodig. Samen met de klant kwamen we hier snel uit en binnen een week liep de hele automatisering.
De resultaten
- Efficiëntie: de financiële boekhouding is volledig geautomatiseerd. Het kost ~95% minder handwerk
- Fouten voorkomen: met gemiddeld 1 fout per kwartaal is de foutmarge onwijs gedaald.
- Snelheid: alles wordt realtime verwerkt binnen 5 minuten. Boekhouding is altijd up-to-date.
Dankzij deze automatisering kan Golden ESIM zich weer volledig richten op de dienstverlening, zonder handmatig werk aan de financiële kant te verspillen.
Over de samenwerking:
“Etienne heeft mij enorm goed geholpen met de automatisering van een flow waarin hij Stripe, Make en Moneybird aan elkaar heeft gekoppeld. Daarbij heeft hij ervoor gezorgd dat de BTW-berekening die in onze (internationale) dienstverlening vrij lastig is, volledig is geautomatiseerd en juist in Moneybird terecht komt.
Etienne is echt een hele fijne vent om mee samen te werken en hij stopt pas als alles werkt (en eigenlijk houdt hij de boel daarna ook nog in de gaten). Ik kan Etienne van harte aanbevelen!”Martin Ebbinkhuijsen – CFO
Wil jij dit ook?
Dan vraag ik je of je openstaat om Samen Schaalbaar te Groeien. Kun je dit met “ja” beantwoorden? Vraag dan gerust een sparringssessie of vrijblijvend advies aan.